Debido a la pandemia de COVID-19 y a las restricciones de movimiento y contacto entre personas, el mercado financiero tuvo que adaptar rápidamente su forma de trabajar. Durante la pandemia, la CSSF permitió cierto grado de flexibilidad e indulgencia. Cuando el mundo todavía se está recuperando de los efectos de la pandemia, la mayoría de las instituciones financieras han adoptado el teletrabajo como la nueva normalidad. Los empleados se han acostumbrado a la flexibilidad, y muchos directivos se han mostrado muy satisfechos por la facilidad de la transición, en cierto modo forzada.

Al observar esta tendencia en el sector, la Commission de Surveillance du Secteur Financier (la “CSSF”) tomó la iniciativa y decidió hacer frente a los posibles abusos y otras carencias o deficiencias del trabajo a distancia, y así publicó una Circular con normas aplicables en todo el sector financiero luxemburgués. Las nuevas normas son de aplicación desde el 1 de julio de 2022.

La Circular proporciona el marco de los requisitos de gobernanza y seguridad para las entidades supervisadas en relación con la implementación y el uso de procedimientos de trabajo basados en soluciones de teletrabajo. Se dirige a todas las entidades supervisadas por la CSSF, incluidas sus sucursales en Luxemburgo o en el extranjero. El objetivo de estos requisitos es ayudar a las entidades supervisadas a adaptarse a las nuevas tendencias de trabajo, manteniendo una gestión prudente y una gobernanza adecuada, y preservando la seguridad de la información, que es crucial para el sector y sus clientes.

Por lo tanto, las instituciones financieras concernidas que deseen recurrir al trabajo a distancia tendrán que asegurarse de que cuentan con una política específica antes de finales de junio. No es necesaria la aprobación previa de la CSSF para implementar, mantener o ampliar las soluciones de teletrabajo para el personal de una entidad supervisada.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo se define en la Circular como “una forma de organizar y/o desarrollar el trabajo, utilizando las tecnologías de la información y la comunicación en el marco de un contrato de trabajo que autoriza a realizar fuera de las instalaciones del empleador un trabajo que normalmente se llevaría a cabo en dichas instalaciones”.

Como puntos clave incluidos en la definición de este concepto, la CSSF aclara que el teletrabajo puede realizarse tanto de forma regular como ocasional y debe ser voluntario,siempre dentro del número de horas de trabajo acordado entre la entidad supervisada y el empleado, y en un lugar predeterminado que sea diferente de las instalaciones del empleador. Por lo tanto, el empleado deberá indicar a su empleador la dirección precisa desde la que pretende hacer uso de esta flexibilidad.

Además, se explica en la Circular que otras formas de trabajo a distancia como, por ejemplo, durante un viaje de negocios o cuando se asiste a conferencias o a una formación profesional, no entran en su ámbito de aplicación.

Administración central

La Circular subraya el hecho de que la aplicación del régimen de teletrabajo no debe poner en peligro el funcionamiento operativo regular de una entidad supervisada, debiendo mantener, en todo momento, una administración central sólida en Luxemburgo y disponer de la estructura suficiente en sus instalaciones. Esto significa garantizar el mantenimiento del “centro de toma de decisiones”, que debe incluir suficiente personal con las habilidades, conocimientos y experiencia necesarios, así como la infraestructura técnica y administrativa, para ejercer la función o actividad. También se requiere que los empleados puedan trasladarse a las instalaciones de la entidad supervisada con poca antelación en caso de necesidad. Este es un factor importante a tener en cuenta cuando el empleado elige su lugar de trabajo a distancia. Se aplican normas más estrictas a los directivos autorizados y a los empleados con funciones clave.

Marco de organización y control interno

La política de teletrabajo es responsabilidad del Consejo de Administración, que se encarga de prestar especial atención a la gestión de riesgos y de identificar los riesgos inherentes, como los riesgos operativos, legales, de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), de cumplimiento y de reputación. El Consejo también deberá desarrollar controles y medidas de mitigación para mantener los riesgos derivados dentro de los límites aceptables, de acuerdo con la tolerancia establecida por las entidades.

La supervisión continua del uso del teletrabajo y del cumplimiento de la política interna se convertirá en un punto adicional para la auditoría interna.

Cumplimiento de otras disposiciones legales

La CSSF aclara que se espera que las entidades supervisadas no intenten eludir las disposiciones del Código Laboral de Luxemburgo, y que tengan en cuenta las disposiciones legales pertinentes, especialmente las leyes y reglamentos relativos a la fiscalidad (nacional, extranjera e internacional), a las empresas, al secreto profesional, a la protección de datos y a la seguridad social al aplicar la política de teletrabajo. También habrá que tener en cuenta la legislación local para las sucursales situadas fuera del Gran Ducado.

Nuevas oportunidades: ¿cómo afectará la Circular a los empleados y a los empleadores?

La flexibilidad que seguirá permitiendo la Circular muestra el compromiso de la CSSF y del sector financiero luxemburgués de crear un ecosistema laboral más eficiente y atractivo en Luxemburgo, que esté alineado con las expectativas actuales de los trabajadores considerando el momento de auge tecnológico que estamos viviendo.

Muchas instituciones financieras ya han puesto en marcha políticas en torno al trabajo a distancia y tendrán que verificar que cumplen las normas de la CSSF. Para las empresas con una presencia global será importante verificar las normas locales en las que el personal puede ser empleado por las sucursales. Los empleados de las entidades supervisadas podrán beneficiarse de la flexibilidad de trabajar desde casa y la iniciativa puede considerarse un punto de partida de la adaptación de las políticas de trabajo, a un escenario de trabajo más remoto, que probablemente evolucionará con rapidez en los próximos años.