Durante los últimos cinco años, los clientes, la competencia, los disruptores, los bancos centrales y los reguladores, han instado a los bancos a transformar su estructura de costes, aprovechando la tecnología para superar los problemas de eficiencia operativa y resiliencia inherentes a la industria desde la última crisis financiera. Cuando esto se combina con la presión derivada de la pandemia de la COVID-19, se confirma con más firmeza que no solo el front-end tiene que ser digital, sino también todas las funciones de back office y de soporte. Como muestra una reciente encuesta realizada por PWC¹, las funciones del 78% de los directores financieros en Luxemburgo se están transformando o lo harán en los próximos tres años.

En RBC Investor & Treasury Services (RBC I&TS), vamos por delante. En 2020, el equipo de finanzas de RBC I&TS de Luxemburgo completó la última y crítica fase de su estrategia de transformación para crear la función financiera del futuro. El programa de tres años, incluyó una importante transformación de nuestros sistemas financieros, procesos y alineación organizativa para desarrollar el potencial de la función financiera.

Aprovechando la tecnología y la digitalización, hemos pasado a realizar actividades de control, análisis y liderazgo de mayor valor añadido, convirtiéndonos en un verdadero “Business Partner”. Hemos hecho lo posible por mejorar la eficiencia de nuestras propias actividades, y ahora somos capaces de dedicar más tiempo a apoyar a los directivos en la toma de decisiones, con el fin básicamente de mejorar la administración de los 1,1 billones de euros de activos bajo gestión de RBC I&TS en Luxemburgo.

En 2018 y 2019, el equipo lideró la implementación de la tecnología puntera SAP S / 4 Hana para nuestra contabilidad financiera (libro mayor integrado), COUPA (purchase to pay) y SAP CONCUR (viajes & gastos) en 13 de las 16 sucursales / filiales, en las 10 áreas geográficas en las que operamos en Europa y Asia (el ‘Grupo’).

En 2020, implementamos los tres sistemas para las tres entidades restantes del Grupo, homogeneizamos y centralizamos las operaciones financieras de las cinco sedes europeas en un centro de servicios compartidos de Luxemburgo, e implementamos SAP S / 4 Hana – Group Reporting para habilitar un sistema completamente integrado para el cierre, consolidación y elaboración de informes legales y reglamentarios para las 16 sucursales / filiales.

Con metodologías de gestión de proyectos de primer nivel, como AGILE, mentalidad abierta y definición de prioridades, alineamos a los expertos adecuados con las actividades adecuadas dentro del programa, y colaboramos con nuestros homólogos en todas nuestras áreas geográficas y oficinas centrales, con los equipos IT y otros, con independencia de los límites funcionales.

Como desafío, realizar un cambio a tan gran escala nunca resulta sencillo. Tuvimos nuestros altibajos en cuanto a la tecnología, presupuesto y plazos; sin embargo, la primera y más importante variable en la que nos focalizamos fue en nuestra “gente”.

En el camino, nos aseguramos de que todos los miembros del equipo estuviesen comprometidos, convencidos y alineados con el “significado” de este cambio. Hemos demostrado que dotar a las finanzas de un rol más enfocado a la estrategia de los negocios y como instrumento catalizador, conduciría a mandatos más amplios y mejores, al desarrollo de nuevas habilidades y a oportunidades de crecimiento profesional a largo plazo. Además, pusimos en marcha el programa “Develop the Team” para apoyar la adaptación y el crecimiento futuro de nuestros empleados a través de formaciones de desarrollo personal, técnico y de idiomas, entre otros, que les proporcionarían las habilidades necesarias para tener éxito en esta nueva realidad.

El proyecto generó varios beneficios importantes, como, por ejemplo:

1. Reducción de un 55% aprox. en el uso de manual journals y herramientas informáticas de tipo end-user (por ejemplo, Excel);
2. Mejora de un 20% aprox. en los plazos de cierre contable mensual, consolidación y reporting;
3. Desactivación de 8 sistemas de consolidación y reporting contable;
4. Consecución de sinergias en un 30% aprox. en las actividades de procesamiento y contabilidad en toda Europa,
5. e Impulso de un 20-25% en las actividades de control, análisis y de negocio.

Ahora nos beneficiamos de una mayor conectividad, transparencia, enfoque basado en el riesgo para mejorar los controles y business intelligence, gracias a este flujo diario de información financiera digital integrado en todo nuestro Grupo y con RBC. Como ejemplo, cuando nos enfrentamos a la crisis de la COVID-19 en el primer y segundo trimestre de 2020, al tener todas nuestras entidades el mismo módulo integrado (SAP S/4 Hana), fuimos capaces de navegar por los estados financieros de todo el Grupo, con mayor transparencia y visibilidad, ante los volúmenes récord de transacciones y los cambios en las políticas monetarias a nivel mundial.

De acuerdo con nuestra visión, adoptar esta transformación digital nos ha permitido liberar una cantidad importante de recursos, para focalizarnos en nuestro rol de business partner, en mejorar el rendimiento y en actividades que, en última instancia, aportan valor añadido a nuestras partes interesadas y clientes.